Een Ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de medewerkers van een organisatie. Zij geeft de bestuurder gevraagd en ongevraagd advies over het voorgenomen beleid en over de strategie, de tactiek en de maatregelen die op de rol staan. Vaak gebruikt zij hiervoor de weg van brieven en memo's, wat een zekere behendigheid vraagt in de schriftelijke communicatie.

Enkele trends en tips voor de OR.

Vernieuwde inspraak met opbrengst

De OR treedt liefst zo vroeg mogelijk in het besluitvormingsproces op. Daarmee volgen bestuurder en OR de vernieuwde inspraak die overheden toe moeten passen. Een logische ontwikkeling. Want, zo vroeg mogelijk meedenkkracht mobiliseren zorgt voor betere plannen, meer draagvlak en minder procedures, zo heeft onderzoek van de Commissie Elverding vastgesteld. Bovendien kunnen bestuurders op deze manier het beste profiteren van de betrokkenheid en de inbreng van de medewerkers.  

Waar op letten?

Om de schriftelijke communicatie van de OR te stroomlijnen zijn onder meer de volgende vragen van belang:

• Welke rol neemt de OR in haar brieven en memo’s?
• Hoe ziet een effectieve en strategische brief eruit?
• Hoe houden wij ons dossier overzichtelijk, mede via de indeling van onze brief?
• Hoe vat je een binnenkomende brief samen vanuit de inhoud en vanuit de strategische plek in het betreffende dossier?
• Hoe leren wij de verborgen agenda van de onderhandelingspartner kennen?

Via het schrijfproces en de indeling van de brieven en memo’s kan de OR sturing en invloed uitoefenen op de samenwerking en de onderhandelingen met de bestuurder. Dit onder meer door winstpunten te ‘arresteren’ en (nog) openstaande zaken te herkennen en te agenderen ('de vergeten groenten’).

Kort, concreet en oplossingsgericht

Aandachtspunten bij deze vorm van communiceren zijn: kort en concreet schrijven, vanuit de rolverdeling tussen OR en bestuurder, met aandacht voor de procesmatige en relationele onderdelen van de brief (het begin en het einde) en de inhoudelijke agenda (de kern van de brief, die zo nodig in een separaat document uitgewerkt kan worden).

Training en begeleiding

Dat vraagt om oefening en discipline. Want het is niet iedereen van nature gegeven deze weg te bewandelen. Hulpmiddelen daarbij zijn onder meer een korte training, persoonlijke schrijfbegeleiding en de online Memohulp die voor veel voorkomende situaties schrijvers door de te schrijven tekst leidt aan de hand van aanwijzingen.

Meer weten over de begeleiding die ik OR's kan bieden op dit vlak? Neem gerust contact op.