Frankenstein

Organisaties die standaardteksten gebruiken voor specifieke doeleinden - zoals inspectie- of assessmentrapporten, en brieven over verzekerings- of uitkeringskwesties - worstelen met een aantal problemen. Hoe kunnen we op dit geestdodende werk tijd besparen? Hoe krijgen we eenheid in die verscheidenheid van mogelijke teksten? Hoe krijgen we verscheidenheid in de eenheid van de standaard?

Het schrijven van standaardbrieven en -rapporten is een tijdrovende en vaak ook saaie bezigheid. Geen wonder dus dat er voor zulke teksten heel wat geknipt en geplakt wordt, van bestaande naar nieuw te formuleren brieven en rapporten. Geen wonder ook dat er in zulke Frankensteinachtige teksten vaak schrijnende fouten staan, omdat de nieuwe situatie net een andere formulering vraagt, fouten die voorkomen hadden kunnen worden met een grondige controle.

Waar meerdere mensen een bijdrage leveren aan brief of een rapport dreigt het Frankenstein-effect ook op te treden: de tekst loopt wel heel stuntelig en dat komt door al die verschillende lichaamsdelen die van zulke verschillende eigenaars zijn. Zowel qua opbouw als wat de kwaliteit van de onderdelen betreft, is een brief of een rapport waaraan velen een bijdrage leveren vaak heel gemakkelijk als 'patchwork' te herkennen.

Nu is een overmatige stroomlijning evenmin gewenst voor de meeste standaardteksten. (Denk maar eens aan die teksten met daaronder 'automatisch gegenereerd en daarom niet ondertekend'.) Gerobotiseerde teksten worden veelal onmiddellijk herkend en ontmaskerd als onpersoonlijk. En dat is niet wat we willen bij zoiets persoonlijks als bijvoorbeeld een beoordelingsverslag of een afwijzingsbrief.

Gelukkig is er een methode waarmee aan deze nadelen tegemoetgekomen kan worden: semi-automatische tekstgeneratie. Dat vraagt om een zorgvuldige voorbereiding, waarbij de basisstructuur van de tekst wordt vastgesteld en de mogelijke onderdelen (dat zijn er vaak behoorlijk veel) geschreven en op elkaar afgestemd worden. Geheel in lijn met de uitstraling en de 'persoonlijkheid' van de organisatie.

Dat vraagt ook om inbreng van de schrijver. Deze kiest een basisstructuur en klikt de benodigde onderdelen van de tekst aan in een overzichtelijk menu en selecteert waar nodig passende formuleringen. 'Schrijven met de muis', noemen we dat. Natuurlijk zijn er ook persoonlijke toevoegingen noodzakelijk, op voorgedefinieerde plaatsen. Dankzij het eenmalige voorbereidende werk en de inbreng van de schrijver komt snel en gemakkelijk een tekst tot stand die loopt en die persoonlijkheid uitstraalt. Fluitje.