woensdag, 18 oktober 2017
Vraag Rijk
Online Schrijfhulp

Goednieuwsbrieven | Antwoord gegronde klacht
Met deze brief beantwoordt u een gegronde klacht.

Aanhef
Invalid Input
Beschrijf in deze inleidende alinea kort en bondig de aanleiding voor uw brief. Verwijs naar de klacht, en naar de voorgeschiedenis: het gesprek of de brief (met datum) waarin de klacht geuit werd. Formuleer de klacht zo neutraal mogelijk en probeer deze niet te bagatelliseren. Toon begrip voor de klacht en erken direct de gemaakte fout.
Invalid Input
In deze alinea vertelt u de lezer het goede nieuws dat de klacht verholpen zal worden. Vertel nog niet hoe. Dat doet u in de volgende alinea. Formuleer het goede nieuws met een toon van vanzelfsprekendheid.
Invalid Input
In deze alinea legt u de lezer uit hoe de klacht verholpen zal worden. Vertel de lezer eenduidig wie wanneer welke actie zal ondernemen. Beschrijf de procedure puntsgewijs vanuit het perspectief van de organisatie. Beschrijf handelingen die de lezer zelf moet uitvoeren niet in de gebiedende wijs met 'u moet ...' of 'u dient ...', maar op een adviserende toon, bijvoorbeeld met 'wanneer u ...', of als een verzoek ("wilt u ...").
Invalid Input
In deze laatste alinea probeert u de goede relatie met de lezer te herstellen. Daarvoor kunt u uw verontschuldigingen aanbieden, kort uitleggen hoe de problemen zijn ontstaan, en beloven dat herhaling voorkomen zal worden. Bovendien kunt u de lezer bedanken voor de ingediende klacht. Overdrijf uw spijtbetuigingen niet. Geef tot slot aan wanneer de lezer bij wie terechtkan voor meer informatie. Noem de naam, het telefoonnummer en eventueel de tijden waarop de contactpersoon bereikbaar is.
Invalid Input
Afsluitende groet
Invalid Input
Uw naam
Invalid Input
Uw e-mailadres (voor het concept van deze brief) (*)
Invalid Input
Gereed   

Terug